Trong một thời gian dài, tôi từng nghĩ "quản lý dự án" là thứ gì đó to tát mà các công ty lớn thực hiện với những nhà quản lý có chứng chỉ và các biểu đồ đáng sợ. Sau đó, tôi tự chạy vài dự án của riêng mình, chứng kiến chúng trôi dạt vô định, và nhận ra rằng bộ môn này thực chất chỉ là một câu trả lời có cấu trúc cho một vấn đề rất con người: công việc thì dễ bắt đầu nhưng lại cực kỳ khó để hoàn thành.
Bản chất thực sự của quản lý dự án
Ở mức độ đơn giản nhất, quản lý dự án là hoạt động lập kế hoạch và quản lý một dự án từ đầu đến cuối — phối hợp các hoạt động, con người và nguồn lực cần thiết để đạt được mục tiêu trong các giới hạn như thời gian, chi phí và phạm vi. Một dự án là tạm thời và có kết quả đầu ra rõ ràng: ra mắt một sản phẩm, phát triển một tính năng, tổ chức một sự kiện. Điều này khác với các hoạt động vận hành hằng ngày vốn cứ tiếp diễn liên tục.
Điều giúp tôi nhiều nhất là nhận ra quản lý dự án không phải là kiểm soát con người. Đó là làm cho công việc trở nên trực quan — ai đang làm gì, khi nào xong và liệu nó có thực sự chuyển động hay không. Hầu hết nỗi đau đớn trong dự án của đội ngũ nhỏ không phải là vấn đề động lực; đó là vấn đề về tính trực quan.
Năm giai đoạn mà mọi dự án đều trải qua
Hầu hết các tài liệu chính thống đều mô tả một vòng đời dự án gồm năm giai đoạn, và ngay khi nhìn thấy chúng, tôi đã nhận ra mọi dự án mình từng làm hỏng đều nằm ở đây.
- Khởi động (Initiating) — xác định lý do dự án tồn tại và kết quả "hoàn thành" trông như thế nào.
- Lập kế hoạch (Planning) — chia nhỏ mục tiêu thành các nhiệm vụ, người phụ trách và một mốc thời gian gần đúng.
- Thực hiện (Executing) — thực hiện công việc thực tế và giữ cho mọi người cùng hướng về một kết quả.
- Theo dõi & kiểm soát (Monitoring & controlling) — theo dõi tiến độ và điều chỉnh khi thực tế không khớp với kế hoạch.
- Đóng dự án (Closing) — bàn giao, tổng kết và ghi lại những gì đã học được.
Các đội ngũ nhỏ có xu hướng nhảy thẳng vào phần thực hiện. Tôi chắc chắn đã từng làm như vậy. Bỏ qua bước "khởi động" là lý do tại sao rất nhiều dự án kết thúc với sự nhận thức muộn màng rằng chúng ta đã xây dựng nhầm thứ một cách vô cùng hiệu quả.
Tại sao các đội ngũ nhỏ mất kiểm soát dự án
Theo kinh nghiệm của tôi, các dự án hiếm khi thất bại một cách đột ngột. Chúng bị xói mòn dần. Một nhiệm vụ nằm ở trạng thái "gần xong" trong nhiều tuần. Một quyết định được đưa ra trong chat biến mất dưới một đống tin nhắn mới hơn. Không ai hoàn toàn chắc chắn ai sở hữu bước tiếp theo, vì vậy mọi người đều cho rằng người khác đang làm. Không có lỗi nào trong số này là một thảm họa khi đứng riêng lẻ, đó chính là lý do tại sao chúng nguy hiểm — chúng vô hình cho đến khi hạn chót làm chúng lộ diện.
Agile, Waterfall, và cách chọn phương pháp phù hợp
Cuộc tranh luận về phương pháp luận có thể giống như một cuộc chiến đức tin, nhưng phiên bản thực tế thì rất ngắn gọn. Waterfall (thác nước - dự đoán) lập kế hoạch cho toàn bộ dự án ngay từ đầu và di chuyển qua các giai đoạn theo thứ tự; nó phù hợp với công việc có yêu cầu cố định và được hiểu rõ. Agile (linh hoạt - thích ứng) chia nhỏ công việc thành các chu kỳ ngắn hoặc "sprint" với phản hồi thường xuyên; nó phù hợp với công việc sẽ phát triển khi bạn học hỏi thêm, như phát triển sản phẩm. Nhiều đội ngũ kết hợp cả hai thay vì coi bên nào là tuyệt đối.
Đối với hầu hết các đội ngũ nhỏ, câu trả lời thực tế là sự kết hợp đó — đủ kế hoạch để biết bạn đang đi đâu, đủ linh hoạt để thay đổi hướng đi khi bạn học được điều gì đó mới. Tôi sẽ không căng thẳng về nhãn mác. Tôi sẽ hỏi: phạm vi của dự án này có thay đổi thường xuyên không? Nếu có, hãy nghiêng về thích ứng (Agile). Nếu không, hãy nghiêng về dự đoán (Waterfall).
Một số thứ mà hệ thống dự án của đội ngũ nhỏ thực sự cần
Bạn không cần phần mềm dành cho doanh nghiệp lớn. Quan sát các dự án của chính mình, các phần thực sự quan trọng hóa ra lại rất ít:
- Một người sở hữu rõ ràng cho mỗi nhiệm vụ — sở hữu chung thường có nghĩa là không ai sở hữu cả.
- Trạng thái trực quan — Cần làm, Đang làm, Đang duyệt, Hoàn thành, để không ai phải hỏi.
- Hạn chót thực tế — hoặc ít nhất là một ngày hành động tiếp theo.
- Một ngôi nhà cho các quyết định — để các lựa chọn không bị bốc hơi trong chat.
- Định nghĩa hoàn thành (Definition of Done) — rào cản chất lượng giúp ngăn chặn tình trạng "gần xong" tồn tại mãi mãi.
Who needs this, and when
Nếu bạn làm việc một mình trên một việc tại một thời điểm, trí óc của bạn có lẽ là đủ. Nhưng khoảnh khắc bạn tung hứng nhiều dự án, hoặc bàn giao công việc giữa những người khác nhau, cấu trúc không còn là tùy chọn nữa. Đó là ngưỡng mà một góc nhìn dự án chung bắt đầu có giá trị — không phải vì quy trình là đức hạnh, mà vì sự bàn giao thiếu quy trình sẽ trở nên rất đắt đỏ.
Cách tôi chạy một dự án, từng bước một
Khi tôi bắt đầu một cái gì đó bây giờ, quy trình diễn ra đơn giản một cách có chủ đích:
- Viết mục tiêu và kết quả hoàn thành trông như thế nào trong một hoặc hai câu.
- Liệt kê các nhiệm vụ, giao cho mỗi người một người sở hữu và một ngày dự kiến.
- Thiết lập một luồng trạng thái đơn giản và một nơi cho các quyết định và ghi chú.
- Làm việc, cập nhật trạng thái khi nó di chuyển — không phải đợi đến cuối tuần rồi cuống cuồng cập nhật.
- Xem lại hàng tuần: những gì đã di chuyển, những gì bị đình trệ, những gì cần quyết định.
- Đóng dự án và lưu ý một điều cần làm tốt hơn vào lần sau.
Những sai lầm phổ biến tôi vẫn mắc phải
Lập kế hoạch quá chi tiết rồi sau đó né tránh kế hoạch. Để các nhiệm vụ không có người sở hữu. Đối xử với trạng thái "đang duyệt" như một bãi đỗ xe. Và sở thích cá nhân của tôi — nhầm lẫn giữa bận rộn với việc tiến bộ. Một hệ thống trực quan là thứ giúp tôi thành thật về sự khác biệt này.
Điểm cốt lõi
Những gì tôi sẽ nói với phiên bản trẻ hơn một chút của chính mình:
- Quản lý dự án chỉ là làm cho công việc trở nên trực quan và có thể hoàn thành.
- Mọi dự án đều di chuyển qua năm giai đoạn giống nhau, dù bạn có đặt tên cho chúng hay không.
- Khớp phương pháp của bạn với mức độ thay đổi của công việc, và giữ cho hệ thống đủ nhẹ để thực sự sử dụng được.
Nếu bạn không muốn tự mình xây dựng cấu trúc từ đầu, Project Package - Smart là cách tôi thiết lập điều này trong Notion — dự án, nhiệm vụ, hạn chót, quyết định và rủi ro ở một nơi. Thói quen quan trọng hơn mẫu thiết lập.
Đi sâu hơn: Định nghĩa hoàn thành: Cách chữa trị căn bệnh 90% hoàn thành
